Mitarbeiterbefragung - Projektmanagement

Der genaue Verlauf eines Mitarbeiterbefragungsprojekts wird individuell auf Ihre Vorstellungen und Zielsetzungen abgestimmt. So können Sie aus einer Vielzahl von Methoden und Servicekomponenten das Dienstleistungspaket erschaffen, das genau Ihren Bedürfnissen entspricht.

Im folgenden wird ein typischer Projektablauf skizziert und phasenspezifisch erläutert:

1. Strategische Planung

Ausgehend von Ihren bisherigen Erfahrungen sowie den Bedürfnissen und Erwartungen an eine Mitarbeiterbefragung definieren wir gemeinsam mit Ihnen Ziele, Umfang und Tiefe des Befragungsprojekts. Hierzu berücksichtigen wir außerdem Ihre Unternehmensstrategie, Ihre kulturellen Leitwerte und Ihre Organisationsstruktur.

2. Operative Planung

In einem nächsten Schritt werden im Rahmen der operativen Zeitplanung sämtliche Durchführungsmodalitäten geklärt und Meilensteine des Projekts vereinbart. Ihr operatives Geschäft und die damit zusammenhängende Kapazitätsauslastung Ihrer Mitarbeiter werden dabei mit berücksichtigt. Eine grobe Umsetzungsplanung sowie die Entwicklung eines mitarbeiterorientierten Kommunikationskonzepts runden diese Phase des Projekts ab.

3. Konzeption eines Messinstruments

Je nach Erkenntnisinteresse und Umfang des auf Sie zugeschnittenen Befragungsprojekts entwickeln wir spezifische und aussagekräftige Mess- und Analyseinstrumente. Im Mittelpunkt der Konzeption steht der inhaltliche und methodische Aufbau eines Fragebogens. Hierzu konstruieren wir entsprechende Items, Dimensionen und Antwortskalen. Der erstellte Fragebogen wird mittels eines Pretests auf Verständlichkeit, Eindimensionalität und Trennschärfe hin optimiert. Unsere Berater stützen sich bei diesem komplexen Prozess der Instrumentenentwicklung auf folgende Wissensbausteine:

• Wissenschaftlich-theoretische Erkenntnisse aus der empirischen Sozialforschung  
• Erfahrungen aus vorherigen Mitarbeiterbefragungsprojekten  
• Qualitative Vorstudien in der Planungsphase  
• Validierte und mehrfach erprobte Fragebogenmodule

Bei internationalen Projekten bieten wir Ihnen die Fragebögen natürlich auch in mehreren Sprachvarianten an, die durch professionelle Übersetzer erstellt werden.

4. Datenerhebung

Sie planen eine Befragung in Ihrer gesamten Organisation, in einer Niederlassung, an mehreren oder allen Standorten in Deutschland, Europa oder der ganzen Welt durchzuführen?
Die YouGov Deutschland AG unterstützt Sie bei der Vorbereitung, Durchführung und logistischen Steuerung Ihrer Befragung.

Ein besonderes Merkmal unseres Beratungsinstituts ist die reichhaltige kommunikative Unterstützung des Befragungsprozesses durch Präsentationen, Workshops, Reminderaktionen, Telefonservice bei Unklarheiten und redaktionellen Beiträgen im Intranet und in der Mitarbeiterzeitung. So kann der Informationsbedarf Ihrer Mitarbeiter, Führungskräfte und Arbeitnehmervertreter, der mit dem Näherrücken der Befragung steigt, befriedigt werden. Hierzu zählen insbesondere die Themen Anonymität, Freiwilligkeit und Datenmissbrauch.

Mit diesem auf Zusammenarbeit und Ganzheitlichkeit ausgerichteten Konzept sichern wir letztlich ein positives Projektimage, nachhaltige Akzeptanz und auch hohe Rücklaufquoten.

Folgende Erhebungsformen stehen grundsätzlich zur Auswahl:

• Online-Mitarbeiterbefragung  
• Offline-Befragung  
• Wahllokalmethode  
• Postversand  
• Vollerhebung vs. Stichprobenerhebung  
• Kombinierte Befragungen (Kunden und Lieferanten)

5. Datenauswertung und Benchmarking

Zu unserer Kernkompetenz gehört eine präzise, methodisch fundierte, effiziente und erschöpfende Datenanalyse. Unseren Schwerpunkt legen wir dabei auf innovative Analysemethoden, internes und externes Benchmarking und Best-Practice-Analysen.

Die mit den verschiedenen Analysen ermittelten Ergebnisse werden nach Organisationseinheiten und Mitarbeitergruppen differenziert. Im Kern werden bei diesem Schritt wesentliche Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken Ihrer Organisation offenbart. Entscheidende Stellschrauben sind damit identifiziert. Diese dienen als Basis für die Formulierung von Handlungsempfehlungen. Eine besondere Expertise erfordert allerdings die Gewichtung der einzelnen organisationalen Einflussfaktoren nach Relevanz und Priorität.

Diverse weiterführende Analysebausteine wie beispielsweise Bedarfsanalysen, Polaritätsprofile, Penalty-Reward- oder Break-Point-Analysen oder sonstige kausal-statistische Modelle können wahlweise eingesetzt werden, um zu einem noch tieferen Organisationsverständnis zu gelangen.

Besonderen Nutzen stiftet ein externes Benchmarking. Ihre Ergebnisse werden im nationalen und internationalen Konkurrenzvergleich normiert und sind dadurch besser interpretierbar. Direkte Handlungsempfehlungen zur Verbesserung der Wettbewerbssituation können abgeleitet werden. Die spezielle Situation Ihres Unternehmens sowie relevante Trends und Entwicklungen der Branche können durch vertiefende Analysen in das Benchmarking integriert werden.

6. Reporting

Im Anschluss an die überwiegend statistisch-präzise Datenauswertung werden schließlich die Ergebnisse der Befragung in ein qualitativ hochwertiges, differenziertes und modular aufgebautes Reporting überführt. Typische Bausteine sind Management Summary, Präsentation, Bericht, Broschüre für Mitarbeiter und Vorlagen für interne Kommunikationsgestaltung.

7. Maßnahmenplanung und -umsetzung

Die aus einer Mitarbeiterbefragung gewonnen Ergebnisse eignen sich als Grundlage für eine Qualitätssicherung und Qualitätssteigerung. Hierzu sind in der Regel folgende Maßnahmen zu planen und umzusetzen:

• Die Mitarbeiter zeitnah und verbindlich über die Auswertungsergebnisse informieren. Entscheidend ist es hierbei in einen Dialog mit den Mitarbeitern über wahrgenommene Stärken und Schwächen zu treten. Damit ist der Grundstein für potentielle Verbesserungsmaßnahmen gelegt.  
• Die Integration und Synchronisation der Befragungsergebnisse mit bereits existierenden Instrumenten wie etwa dem Steuerungssystem Balanced Scorecard.  
• Die Konzeptionierung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen zur Organisationsentwicklung in enger Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern.
• Schließlich sind Ihre Mitarbeiter mit den Details der Geschäftsprozesse vertraut und können deshalb wertvolle Impulse bei der Zusammenstellung von Maßnahmenkatalogen geben.

8. Umsetzung-Controlling

Wir bringen Professionalität, Entschlossenheit und Kontinuität in Ihren Umsetzungsprozess ein, indem wir den Prozessfortschritt systematisch steuern und kontrollieren. Dies ist erforderlich, damit Abweichungen vom Plan frühzeitig erkannt und zeitnah nachgesteuert werden kann.

Auf Wunsch bieten wir Ihnen ein Umsetzungs-Coaching an, bei dem die verantwortlichen Führungskräfte oder Teams in der zeitlichen und machtpolitischen Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen persönlich und intensiv unterstützt werden.